Finanzen

Bitte achte darauf, den Antrag vollständig einzureichen – dann geht auch die Erstattung deutlich schneller.

Reisekosten zu Veranstaltungen und ausgelegte Gelder für Studentische Zwecke kannst du dir von der Studierendenschaft nach der Finanzordnung erstatten lassen, indem du das entsprechende Formular ausfüllst und unterschrieben mit den Originalbelegen an unser Büro schickst. Bitte lies dir vorher die Hinweise durch.

Bei Fragen kannst du dich an Nikolai Arnaudov, unsere Referenz für Finanzen, wenden.

Was wir erstatten

Gelder dürfen weder für Privates noch für Belange ausgegeben werden, die in den Verantwortungsbereich der Universität oder der Seminare bzw. Institute fallen.

Grundsätzlich können nur Ausgaben abgerechnet werden, die im Rahmen des Engagements für die Studierendenschaft der Humanwissenschaftlichen Fakultät im Namen oder auf Beschluss von einer Fachschaft oder des StAVV anfallen.

Insbesondere können Ausgaben abgerechnet werden, die der Vernetzung, der Beratung, der Vertretung und der (politischen) Weiterbildung der Studierenden dienen und nicht in die Verantwortung der Universität zu Köln fallen, d. h. nicht dem direkten Erwerb von Leistungspunkten im Rahmen des Studiums dienen.

Unabhängig kann das Folgende nicht abgerechnet werden: Gutscheine, individuelle Mitgliedskarten, Trinkgelder, Pfand und Flugreisen. Tankquittungen können nur in Ausnahmefällen erstattet werden.

Einreichung

1. Grundsätzlich ist zwischen drei Arten von Abrechnungen zu unterscheiden: den Erstattungsanträgen, den Reisekostenabrechnungen, Honoraren und der Bezahlung von Rechnungen.
2. Anträge dürfen ausschließlich von den gemäß der Fakultätssatzung der Studierendenschaft der Humanwissenschaftlichen Fakultät gewählten Finanzperson, der Fachschaften und deren Vertreter:innen, durch den StAVV bewilligten Antragssteller:innen oder Mitgliedern des StAVV eingereicht werden. Diese füllen die Antragsformulare inklusive der Checklisten aus und stellen sicher, dass alle notwendigen Dokumente beilegen.
3. Nur Originale können eingereicht werden. Hierbei zählt eine Rechnung oder ein Antrag als PDF ebenso als Original wie ein Ausdruck, ein Scan jedoch nicht.
4. Wenn mindestens ein Dokument, Rechnung oder Kassenbon im Original in Papierform vorliegt, muss der vollständige Antrag mit allen nötigen Anhängen in analoger Form eingereicht werden. Die Anträge können persönlich in den Plena, postalisch oder über den StAVV Briefkasten eingereicht werden. Sie müssen eindeutig adressiert sein.
5. Falls alle Originaldokumente als PDF vorliegen, können Anträge und Rechnungen via E-Mail an finanzen@stavv.koeln eingereicht werden.

Rechnungen und Kassenbons

1. Rechnungen müssen u. a. das Rechnungsdatum, eine Rechnungsnummer und die gezahlte Mehrwertsteuer ausweisen. Es liegt in der Verantwortung der Fachschaften und Gremien, sich nach Erhalt fehlerhafter Rechnungen, insbesondere bei Essensbestellungen, um einen gültigen Ersatz zu kümmern.
2. Als Rechnungsempfänger soll die jeweilige Fachschaft/Gremium aufgeführt werden.
3. Kassenbons müssen lesbar sein und dürfen nicht getackert werden.
4. Das Original des Kassenbons wird neben der Kopie des Kassenbons mit Klebestreifen fixiert.

Teilnehmendenlisten

1. Wenn Produkte an Studierende abgegeben oder von Studierenden verbraucht werden (z. B: Lebensmittel bei Veranstaltungen, bedruckte Pullover) muss eine Teilnehmenden- bzw. Empfänger:innenliste ausgefüllt und dem Antrag beigefügt werden.
2. Bei Reisen, Fahrten, Ausflügen o. ä. muss ebenfalls eine Teilnehmenden- bzw. Empfänger:innenliste ausgefüllt und dem Antrag beigelegt werden.
3. Für die Teilnehmendenliste soll die offizielle Vorlage von der Webseite des StAVV verwendet werden.
4. Auf der Liste müssen die Namen der Teilnehmenden klar lesbar sein; die Liste ist eine Namensliste und soll nicht unterschrieben werden. Ein Abtippen der Liste, um diese digital oder als Ausdruck einzureichen, ist zulässig und wird als Original akzeptiert.

Antrag auf Erstattung

1. Ein Antrag auf Erstattung kann gestellt werden, wenn die Mitglieder einer Fachschaft oder eines anderen Gremiums in Vorleistung gehen, um ein Produkt oder eine Dienstleistung zu erwerben und sie darüber eine Rechnung, einen Kassenbon oder eine Quittung erhalten. Lieferscheine, Bestellzettel, Mahnungen o. ä. reichen nicht aus.
2. Das aktuelle Erstattungsformular inklusive einer Checkliste kann von der Webseite des StAVV heruntergeladen werden.
3. Es können nur vollständige, fristgerecht eingegangene Anträge abgerechnet werden.

Erstattung von Fahrtkosten

1. Die Erstattung von Fahrtkosten ist mit Hilfe des Reisekostenformulars zu beantragen. Dies gilt sowohl für Fahrten mit einem privaten PKW (Kilometerpauschale) aus auch für Bahn- oder Taxitickets. Diese sind dem Reisekostenformular beizulegen. Bei Fahrten mit der Deutschen Bahn ist zusätzlich die Rechnung beizulegen. Es sind alle Vergünstigungen (z. B. BahnCard) zu verwenden.
2. Bei Fahrten mit einem privaten PKW muss die Strecke angegeben werden, z. B. mithilfe eines Screenshots einer Kartenanwendung. Abweichungen >10 % zur kürzesten Strecke müssen begründet werden.
3. Leihwagen werden mit hilfe des Erstattungsformulars (§ 8) abgerechnet. Wahlweise können für Leihwagen die Leihkosten oder die Tankkosten bei Einreichung der entsprechenden Belege erstattet werden.
4. Das aktuelle Formular inklusive einer Checkliste kann von der Webseite des StAVV heruntergeladen werden.
5. Es können nur vollständige, fristgerecht eingegangene Anträge abgerechnet werden.
6. Generell unterstützen wir aus Umweltschutzgründen eher Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln.

Rechnungen

1. Die Fachschaften und andere Gremien können, sofern der Verkäufer dies anbietet, ein Produkt oder eine Dienstleistung ‚auf Rechnung kaufen‘ und müssen in diesem Fall nicht in Vorkasse gehen.
2. Die Originalrechnung kann inklusive einer kurzen Erklärung auf den in § 5 beschriebenen Wegen eingereicht werden.
3. Die Finanzreferenz des StAVV reicht die Rechnung nach erfolgreicher Prüfung bei der AStA-Kasse ein, die die Überweisung an den Rechnungssteller veranlasst.

Honorare

1. Honorare für Referent:innen im Rahmen von Veranstaltungen der Fachschaften, des StAVV oder der Fakultätsvertretung sind grundsätzlich abrechenbar, sofern sie den Regelungen dieser Finanzordnung entsprechen.
2. Honorare bis einschließlich 250 € können ohne Angabe einer Steuer- oder Umsatzsteuer-ID abgerechnet werden. Hierfür ist der vom StAVV bereitgestellte Honorarvertrag zu verwenden.
3. Honorare über 250 € müssen alle gesetzlichen Rechnungsangaben enthalten, insbesondere eine gültige Steuer- oder Umsatzsteuer-ID sowie eine Rechnungsnummer. Es ist eine Honorarrechnung einzureichen. 
4. Die antragstellenden Fachschaften und Gremien tragen die Verantwortung dafür, dass die eingereichten Rechnungen die notwendigen formalen Voraussetzungen erfüllen.

Besondere Regelungen

Druckkosten

Bei Drucksachen (Papier, Textilien etc.) müssen dem Antrag auf Erstattung oder dem Kauf auf Rechnung zwei Belegexemplare beigelegt werden, je eins für den StAVV und AStA. Alternativ können auch Fotos der Drucksachen eingereicht werden, insbesondere bei Textildrucken.

Fachschaftsinterne Veranstaltungen

1. Für Teambuildingzwecke und Veranstaltungen, die der (Fach)Studierendenschaft nicht öffentlich bekannt und zugänglich gemacht werden, dürfen bis zu sechsmal im Haushaltsjahr Ausgaben getätigt werden. Hierzu zählen auch gemeinsame Fachschaftsessen oder Ausflüge, die nicht auch für andere Studierende öffentlich beworben wurden.
2. Fahrten und Ausflüge, die nicht allen Studierenden eines Studiengangs offenstehen und/oder nicht öffentlich beworben wurden, müssen vorher beim StAVV beantragt und mit einfacher Mehrheit bewilligt worden sein.

Alkoholische Getränke

Die Gesamtausgaben für Alkohol dürfen 30 % des Budgets einer Fachschaft bzw. des StAVV nicht überschreiten.

Anschaffungen über 500 EUR

1. Anschaffungen und Veranstaltungen, die insgesamt über 500 EUR kosten, müssen vorher beim StAVV beantragt werden. Es können nur vollständige, fristgerecht eingegangene Anträge abgerechnet werden.
2. Wenn eine einzige Anschaffung mehr als 500 EUR kostet, sind zwei Vergleichsangebote einzuholen und beizulegen. 
3. Wenn eine Anschaffung zu einem Anlass insgesamt mehr als 1000 EUR kostet, müssen für alle Kostenpunkte drei statt zwei Vergleichsangebote eingeholt und beigelegt werden.
4. In der Regel soll das günstigste Angebot angenommen werden. Abweichungen davon müssen begründet werden.
5. Als eine einzige Anschaffung im Sinne der obigen Regel gilt auch, wenn ein Produkt binnen drei Monaten mehrfach bestellt wird oder eine Einheit aus mehreren Komponenten besteht, z. B. ein Computer, und die Gesamtsumme 500 EUR überschreitet.
6. Bei Unsicherheiten und/oder Nachfragen muss die Fachschaft/Gremium diese vor dem Kauf der Finanzreferenz des StAVV mitteilen und aus dem Weg räumen.

Fahrten

1. Pro teilnehmender Person können für Ausflüge und Fahrten maximal 60 € als Zuschuss beantragt werden. Diese 60 EUR sind kein Pauschalbetrag; die Summe der Zuschüsse darf die Summe der Rechnungsbeträge nicht überschreiten. Abrechenbare Belege sind:
   1. Übernachtungsbelege, welche die Fachschaft oder das Gremium als Mieterin ausweisen und Reisezeitraum und Reiseziel aufführen,
   2. Rechnungen, Kassenbons etc. über Fahrtkosten (z. B. Zugtickets),
   3. Eintrittskarten,
   4. ggf. sonstige Kosten nach vorheriger Absprache.
2. Bundesweite Fachschaftstagungen o. ä., die von gewählten Vertreter:innen der Fachschaft zu Repräsentationszwecken besucht werden, können vollständig abgesetzt werden. Hierfür wird zusätzlich zu den üblichen Dokumenten auch eine Teilnehmendenbescheinigung oder etwas Vergleichbares benötigt. Damit das Gebot der Sparsamkeit erfüllt wird, sind Fahrten dieser Art zwingend vorher mit der Finanzreferenz des StAVV abzusprechen.
3. Zum Vorgehen bei nichtöffentlichen Fahrten oder Fahrten, die nicht der gesamten Studierendenschaft einer Fachschaft offen stehen siehe § 13 (2) der Finanzordnung.

Einnahmen

Einnahmen, die im Rahmen von Veranstaltungen oder über sonstige Einkünfte erworben werden, müssen an die Studierendenschaft der Universität zu Köln zurückgeführt werden. Die Einnahmen werden in Absprache mit der Finanzreferenz des StAVV beim AStA eingezahlt und dem Budget der einzahlenden Fachschaft für je das aktuelle Haushaltsjahr gutgeschrieben.

Beantragung von Geldern

1. Mittel, die über die in der Verteilung zugestandenen hinausgehen oder für gemeinsame Projekte genutzt werden sollen, können bei der Studierendenvertretung beantragt werden.
2. Anträge müssen spätestens zwei Werktage vor dem Sitzungstermin per E-Mail an die Studierendenvertretung gesendet werden. Die Adressen sind auf der Webseite des StAVV öffentlich einsehbar. Anträge können nur in Sonderfällen während einer Sitzung gestellt werden und müssen als Word-Dokument eingereicht werden.
3. Anträge gelten als vollständig, sofern sie den Anlass, die Kostenpunkte, die maximalen Gesamtkosten und eine kurze Begründung enthalten. Die auf der Website des StAVV bereitgestellten Formulare für Anträge auf Zuschussbewilligung und Anträge auf Ausgabebewilligung können freiwillig genutzt werden.
4. Vollständige, fristgerecht eingegangene Anträge werden auf der nächsten StAVV-Sitzung zur Abstimmung gestellt. Im Zusammenhang mit der Abstimmung teilt die Finanzreferenz des StAVV die Summe der bisherigen Ausgaben der antragstellenden Fachschaften mit. Ein Antrag gilt als angenommen, sofern eine einfache Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Studierenden dafür stimmt.

Haushalte der Fachschaften

Den Fachschaften und anderen Organen der Studierendenschaft wird ein Budget zugewiesen, das nicht überschritten werden darf.

Jede Fachschaft ist verpflichtet zum Ende März ein Finanzkonzept über die Verwendung der Gelder bei der Finanzreferenz des StAVV einzureichen.

1. Mit der vorgesehenen Meldung muss sich jede Fachschaft in Form eines vollständig und korrekt ausgefüllten Informationsblattes bei der Finanzreferenz des StAVV zurückmelden. Nur dann gilt die Fachschaft als aktive Fachschaft, die Mittel aus dem Haushalt erhalten kann.
2. Das aktuelle Informationsblatt wird über die Website des StAVV zur Verfügung gestellt. Die Finanzreferenz des StAVV soll die Fachschaften vor Ablauf der Frist per Rundmail an den Fachschaftsverteiler an die Rückmeldung in Form des ausgefüllten Informationsblattes erinnern.
3. Die Fachschaften müssen ein Finanzkonzept über die Verwendung ihres Budgets erstellen. Bei Versäumnis können bis auf Weiteres keine Anträge der Fachschaft bearbeitet werden. Die Finanzreferenz setzt bei fehlendem Finanzkonzept das Budget frei fest.

Pflichten der Fachschaften

1. Die Fachschaften werden dazu angehalten, gemeinschaftlich auf eine ausgeglichene finanzielle und bürokratische Belastung der engagierten Studierenden zu achten. Die Verantwortung für die Verwaltung der Fachschaftsfinanzen liegt jedoch bei der Finanzperson der Fachschaft.
2. Die Finanzperson legt eine Übersicht über die bisher getätigten Ausgaben und eingereichten Anträge an. Auf Anfrage muss diese von den von der Fachschaft vertretenen Studierenden und allen gewählten Vertreter:innen der Studierendenschaft der Humanwissenschaftlichen Fakultät einsehbar sein.
3. Nach Ende des Haushaltsjahres legt die Finanzperson der Fachschaft eine Übersicht aller Ausgaben des vergangenen Haushaltsjahres vor. Die Fachschaften bzw. Fachschaftsräte beschließen daraufhin die Entlastung der für diesen Zeitraum verantwortlichen Personen. Eine Entlastung kann nur aus gewichtigem Grund verweigert werden.
4. Bei Unsicherheiten und Nachfragen zu den Finanzen und der Finanzordnung können sich die Fachschaften bei der Finanzreferenz des StAVV melden. Dies sollte vor einer Ausgabe geschehen.